Open Office
Trabajando con celdas
Conceptos básicos de las hojas de cálculo
En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de las hojas de
cálculo como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda
activa, Fila, Columna,... quizás sea aconsejable repasarlo aquí.
Movimiento rápido en la hoja. Tan
solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las
visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.
Cuando
no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a
través de la hoja son:
MOVIMIENTO
|
TECLADO
|
Celda
Abajo
|
FLECHA
ABAJO
|
Celda
Arriba
|
FLECHA
ARRIBA
|
Celda
Derecha
|
FLECHA
DERECHA
|
Celda
Izquierda
|
FLECHA
IZQUIERDA
|
Pantalla
Abajo
|
AVPAG
|
Pantalla
Arriba
|
REPAG
|
Celda A1
|
CTRL+INICIO
|
Accede a
la anterior fila con contenido o la primera fila
|
CTRL+FLECHA
ARRIBA
|
Siguiente
fila con contenido o la última fila
|
CTRL+FLECHA
ABAJO
|
Accede a
la columna mas a la izquierda con contenido o la primera columna
|
CTRL+FLECHA
IZQUIERDA
|
Columna
mas a la derecha con contenido o la última columna
|
CTRL+FLECHA
DERECHA
|
Siempre
puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Si
quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Ejercicio de
desplazamiento en una hoja.
Movimiento rápido en el libro Dentro
de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este
apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.
Empezaremos
por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás
como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es
decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo
clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número
de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para
visualizar la Hoja1.
Para
visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para
visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para
visualizar las últimas hojas.
Una vez
visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la
etiqueta de ésta.
Si todas las
hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.
También se
pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos
dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO
|
TECLADO
|
Hoja
Siguiente
|
CTRL+AVPAG
|
Hoja
Anterior
|
CTRL+REPAG
|
Para
asimilar mejor estos conceptos, sería aconsejable realizar el Ejercicio de
desplazamiento en un libro.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,
números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes
: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear
los datos que desees introducir.
Aparecerán
en dos lugares: en la celda activa y en la barra Fórmulas, como
puedes observar en la imagen siguiente:
Para validar el valor en la celda puedes utilizar cualquiera
de los tres métodos que te explicamos a continuación:
INTRO:
Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS
DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir,
si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO
DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda y la celda
activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y
deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que
pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los
datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos
aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido,
leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o
no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero
aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas
para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo
o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la
introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter
situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos y pasar a la celda
anterior. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea
modificar, seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra
de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la
barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará
de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de
inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podremos
modificar la información.
Después de teclear la modificación
pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar Si
después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la
tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los
datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el
contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe
el nuevo valor directamente sobre ésta. NOTA: Si te sitúas sobre una celda y
quieres modificarla, recuerda pulsar F2 o ir a la barra de fórmulas
ya que si escribes directamente lo que hubiera en la celda se borrará
automáticamente.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
VALORES
CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede
ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS,
es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar
siempre por el signo =. Si deseas saber más sobre las fórmulas pulsa
aquí .
Errores en los
datos Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se
produzca un error. Puede
que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la
celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar
dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es
suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o
de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Calc no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una
función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es
válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos
en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos
áreas que no se interceptan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior,
contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: “#NOMBRE?”.
Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un
rango de celdas, tendremos
que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que
se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de
selección más utilizados. Te recomendamos tener una sesión de OpenOffice.org
Calc abierta para ir probando todo lo que te explicamos.
Selección
de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes
que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo
del ratón.
Selección
de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas
adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda
a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras
se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y
verás cómo las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian
de color.
Selección
de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar
el puntero sobre el identificativo superior de la columna a
seleccionar y hacer clic sobre éste.
Selección
de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar
el puntero sobre el identificativo izquierdo de la fila a
seleccionar y hacer clicsobre éste.
Selección
de una hoja interactuarse sobre el botón superior izquierdo de la
hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y
hacer clic sobre éste.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar
hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas
con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
Añadir a una
selección Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda
o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de
realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas
o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la
selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la
tecla CTRL.
Ampliar o reducir
una selección Si queremos ampliar o reducir una selección ya
realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los
siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer
clic donde queremos que termine la selección.
Para
practicar los distintos aspectos explicados en el tema puedes realizar el Ejercicios sobre
selección.
Copiar celdas
utilizando el Portapapeles La operación de copiar duplica una
celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación
de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles
y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos
situados.
Recuerda que lo que hemos copiado continúa en el
portapapeles, de modo que lo podemos copiar varias veces sin necesidad de estar
copiando y pegando cada vez, podemos copiar una vez y pegar cuantas queramos.
Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo
en dos tiempos:
En
un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar el menú Editar.
Elegir la opción Copiar.
O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la
barra de herramientas.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las
celdas copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.
En
un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las
primeras.
Seleccionar el menú Editar.
Eligir la opción Pegar.
Elegir la opción Copiar.
O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la
barra de herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no
vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.
En el paso de pegar no tienes por qué seleccionar el rango
completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda,
extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área
copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área
pegada.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada,
pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca
puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a
copiar.
Copiar en celdas
adyacentes Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en
celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te
explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen
fórmulas. Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que
ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección
que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del
ratón se convertirá en una cruz negra .
Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,
arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se
situará el rango.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar
el rango.
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen
referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula
variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque
las referencias contenidas en la fórmula son lo que
denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las
contiene.
Así si en la celda B3 tenemos la
fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la
celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces
puede resultar incómoda la actualización anterior a la hora de trabajar y por
ello OpenOffice.org dispone de otros tipos de referencias como son
las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una
fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la
columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a
otra, nunca variará la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $
delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos
fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si no tienes claro el concepto de referencias te
aconsejamos que le hechos un vistazo a este básico.
Si en las celdas a copiar no hay fórmulas
sino valores constantes como fechas o series de números, rellenará
las nuevas celdas continuando la serie. Si deseas más información sobre el uso
del autor relleno, pulsa aquí .
Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin
llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la
celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos
la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar
el menú Editar y elegir la opción Copiar, si esta opción no
aparece, situarse primero sobre el botón para ampliar el menú.
O
bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las
celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Seleccionar
el menú Edición y elegir la opción Pegado especial...
O
bien, hacer un clic prolongado sobre la flecha de la derecha del botón
Pegar de la barra de herramientas.
Se desplegará las opciones de pegado especial, dependiendo
del objeto que se haya copiado. Todo: Para pegar tanto la fórmula como el
formato de la celda.
Cadena de caracteres: Para pegar el texto pero sin el
formato.
Número: Para pegar únicamente los números de la celda.
Fecha y hora: Para pegar las fechas y las horas de la celda
copiada.
Fórmulas: Para pegar únicamente la fórmula de la celda pero
no el formato de ésta.
Formatos: Para pegar únicamente el formato de la celda pero
no el contenido.
Si hemos utilizado el botón de la barra de
herramientas, al hacer clic sobre al flecha de la derecha del botón aparece una
lista desplegable en la que aparecen las opciones más importantes de las
estudiadas anteriormente.
Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.
Mover celdas
utilizando el Portapapeles La operación de mover desplaza una
celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
porta papeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La
operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al
porta papeles de Windows y Pegar copia la información del porta papeles
a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes
pasos:
Seleccionar
las celdas a mover.
Seleccionar el menú Edición y elegir la
opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón
para ampliar el menú.
O
bien, haz clic sobre el botón Cortar de la barra de
herramientas.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las
celdas cortadas indicándonos la información situada en el porta papeles.
A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se
sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre
el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Calc extiende el
área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).
Seleccionar
el menú Edición, elegir la opción Pegar, si esta opción no aparece,
sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.
O
bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de
herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no
vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado
especial visto en el punto anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se
encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación
decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a
borrar y a continuación...
Desplegar
el menú Editar.
Escoger la opción Borrar celdas... entonces
aparecerá el cuadro de diálogo que vemos en la imagen de la derecha.
Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
Desplazar celdas hacia arriba. Elimina la/s celda/s
seleccionada/s y desplaza la inferior a su posición.
Desplazar celdas hacia arriba. Elimina la/s celda/s
seleccionada/s y desplaza la superior a su posición.
Borrar filas completas. Elimina la fila donde se encuentra
la celda.
Borrar columnas completas. Elimina la columna donde se
encuentra la celda.
Otra
forma de eliminar el contenido de una celda:
Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR o acceder por el
menú Editar - Borrar contenido...
Con esta opción únicamente se borrará el
contenido de la celda. Aparece el cuadro de diálogo que vemos en la imagen
de la derecha donde podemos seleccionar que es lo que queremos eliminar
